טקס של 30 שניות, התאמת המשימה לסביבה או מחברת פתוחה, כך תשפרו את הקשב גם מחוץ למשרד

פורסם ב"הארץ" ב 9.10.25. ממחקרים על 50 אלף עובדים היברידיים ועד ניסויים שהראו שיפור של 26 אחוז בביצועים בעקבות שינוי סביבתי, מתברר שלא המקום קובע את הריכוז, אלא הפעולות הקטנות שמאותתות למוח שהעבודה מתחילה

פורסם ב"הארץ"

"אני סטודנט לתואר שני, והספרייה תמיד מלאה. מצאתי את עצמי כותב עבודות בבתי קפה כי שם זה המקום היחידי שאני מצליח להתרכז. כל כך קשה לייצר תחושת שקט פנימית", משתף רועי (שם בדוי, כמו שאר השמות בכתבה) סטודנט בן 26 לתואר שני בכלכלה, בקבוצת "אנשי הקשב" בפייסבוק.

"העבודה שלי מחייבת נסיעות ברכבת כמה פעמים בשבוע. בהתחלה חשבתי שאבזבז את הזמן בגלילה בטלפון, אבל למדתי להפוך את הנסיעות לשעות עבודה יעילות", מספרת דנה, יועצת ארגונית בת 38.

"בנסיעות עסקיות אני ישנה בבתי מלון. החדרים משתנים, הרעש במסדרון שונה, ותמיד יש משהו אחר שמפריע. אני חוזרת מותשת ורק בארץ מצליחה לעבוד כמו שצריך בפינה שלי", מתארת מיכל, מנהלת פיתוח עסקי בת 42.

העידן הנוכחי מזכיר את הרעיון של הסוכה - מבנה זמני וניתן להזזה - ומכתיב גמישות מתמדת. לא רק מבחינת קריירה או זהות מקצועית, אלא גם במובן הפשוט ביותר: איפה אנחנו עובדים ולומדים בפועל. לא עוד שולחן אישי עם קביעות של משרד או חדר בבית, אלא מרחבים משתנים כמו בתי קפה, חללי עבודה משותפים, רכבות או בתי מלון.

עובדים במשרדים בעלי תו תקן ירוק (אוורור משופר, זיהום כימי נמוך) השיגו ציונים גבוהים ב-26.4% במבחני קוגניציה לעומת עובדים בבניינים רגילים

ביצועים היברידיים

כשחוקרים בדקו ב-2017 את התפקוד הקוגניטיבי של עובדים בבנייני משרדים ירוקים לעומת רגילים, הממצאים היו מפתיעים. במחקר שפורסם בכתב העת Building and Environment, עובדים במשרדים בעלי תו תקן ירוק (אוורור משופר, זיהום כימי נמוך) השיגו ציונים גבוהים ב-26.4 אחוז במבחני קוגניציה לעומת עובדים בבניינים רגילים. בנוסף, הם דיווחו על 30 אחוז פחות תלונות פיזיות הנובעות מהסביבה המשרדית. כלומר, איכות הסביבה הפנימית במשרד יכולה לשפר משמעותית ביצועים קוגניטיביים ולצמצם עייפות ושיבושים.

האם העבודה מהבית משפרת או פוגעת בפרודוקטיביות? שאלה זו עמדה במרכז סקירה שיטתית שפורסמה ב-2023 בכתב העת Sustainability. החוקרים ניתחו 26 מחקרים ומצאו שברוב הגדול של המקרים עבודה מהבית הראתה השפעה חיובית או ניטרלית על ביצועים. רק מספר קטן דיווח על השפעה שלילית, בעיקר בהקשר לסוג תפקיד או עבודה ספציפיים. המסקנה: לעבודה גמישה יש פוטנציאל לשפר תפוקה, בתנאי שמנהלים נכון את ההפרעות הביתיות ואת ניהול הזמן.

אבל מה קורה כשעובדים נעים בין הבית למשרד? ניתוח סטטיסטי נרחב שפורסם ב-2024 בכתב העת Building and Environment בדק יותר מ-50 אלף עובדים היברידיים ומצא קשר מעניין: שביעות רצון מהתכונות הפיזיות של סביבת העבודה - הן בבית והן במשרד - הייתה קשורה לשיפור בביצוע משימות ריכוזיות ושותפות. כאשר היה תיאום בין המרחב הביתי למרחב המשרדי (כל אחד מותאם לצרכי עבודה שקטה או צוותית), רמת התפוקה הכללית עלתה. המסקנה: עיצוב סביבת עבודה היברידית שתומך הן במשימות המחייבות ריכוז והן במשימות שיתופיות משפר את פריון העבודה.

חללי עבודה משותפים הפכו בשנים האחרונות לאלטרנטיבה פופולרית. סקירה שפורסמה ב-2024 בכתב העת Work בדקה את השפעתם על ביצועים, בריאות ורווחה. הממצאים הראו השפעות חיוביות רבות: קידום שיתופי פעולה, נטוורקינג, תחושת שייכות ושיפור ביצועים. רק מספר מקרים מצומצם מצא השפעות שליליות, בעיקר כאשר העיצוב היה לקוי וחסרה פרטיות מספקת. כלומר, סביבת עבודה משותפת יכולה לתרום לרווחה ולפרודוקטיביות, בתנאי שתכנון החללים מאפשר גם עבודה ממוקדת וגם אינטראקציה חברתית.

גם במלונות יש גורמי הסחה כמו טלוויזיה או רעשי מסדרון. מה שאפשר לעשות הוא לשרטט גבולות בסביבה: לבחור פינה שקטה יחסית, לשבת עם הגב אל התנועה, להשתמש באוזניות או אפילו להציב מחברת פתוחה מולכם כסימן ברור לאחרים שלא לגשת

עיקרון הרצף

המחקרים האלה מצביעים על ההשפעה הסביבתית על העבודה ונראה שהאתגר ברור: איך לשמור על רצף חשיבה, מיקוד ועשייה בסביבה מתחלפת? אפשר לבדוק את הנושא מארבע זוויות שונות - הפסיכולוגית, הטכנולוגית, הסביבתית והארגונית.

הזווית הפסיכולוגית מלמדת שהמוח מחפש עוגנים - המוח האנושי מותאם לשגרה. סביבה קבועה יוצרת תחושת ביטחון ומפנה משאבים למיקוד במשימה. כאשר הסביבה משתנה, מתעוררת תחושת חוסר יציבות, ולעיתים חרדה קלה. מי שמודע לכך יכול לבחור לעגן את עצמו באמצעות טקסים קטנים. למשל, להתחיל כל ישיבה או שיעור באותה פעולה: פתיחת מחשב, כתיבה של שלוש משימות מרכזיות או שתיית כוס מים. טקסים אלו משדרים למוח: "העבודה מתחילה עכשיו", ללא קשר למקום הפיזי.

הזווית הטכנולוגית מראה שכלים מייצבים את השדה - הטכנולוגיה הפכה את המעבר בין סביבות עבודה לנוח יותר. אפליקציות לניהול משימות מסונכרנות, שירותי ענן לאחסון מסמכים, ואוזניות מבטלות רעשים, כולם מאפשרים רצף עבודה כמעט בלתי תלוי במקום. לצד זאת, חשוב לדעת לבחור מינון נכון: לא כל הכלים מתאימים לכל אחד. יש מי שדווקא כמות גדולה של אפליקציות יוצרת עומס מנטלי נוסף. העיקרון המנחה: לבחור סט קבוע של כלים ולדבוק בו.

הזווית הסביבתית מדגישה שליטה במה שאפשר - בתי קפה ורכבות מלאים בגירויים: אנשים, ריחות, שיחות, תנועה. גם במלונות יש גורמי הסחה כמו טלוויזיה או רעשי מסדרון. מה שאפשר לעשות הוא לשרטט גבולות בסביבה: לבחור פינה שקטה יחסית, לשבת עם הגב אל התנועה, להשתמש באוזניות או אפילו להציב מחברת פתוחה מולכם כסימן ברור לאחרים שלא לגשת. מדובר בצעדים קטנים, אך הם משדרים למוח שיש שליטה בסביבה ומכאן מתפנה מרחב נפשי לעבודה.

הזווית הארגונית בוחנת מה קורה כשזה חלק מהשגרה - עבור עובדים עצמאיים או מי שפרק מהותי מהקריירה שלהם מתרחש בדרכים, סביבה משתנה אינה אירוע חד-פעמי אלא מציאות יומיומית. כאן עולה הצורך בתכנון מוקדם: אילו משימות מתאימות לביצוע ברכבת (קריאה, מיילים), אילו בבית קפה (סיעור מוחות, כתיבה חופשית) ואילו דורשות שולחן יציב וחדר סגור (חשיבה אסטרטגית, משימות מורכבות). התאמת סוג המשימה לסביבה חוסכת תסכול ומעצימה את תחושת השליטה.

בעולם שבו המשרד כבר אינו תמיד אותו שולחן קבוע ומוכר, האתגר האמיתי הוא היכולת לייצר רצף פנימי. כאשר אנו מצליחים ליצור טקסים, להשתמש בכלים טכנולוגיים מתאימים, להציב גבולות סביבתיים ולתכנן את המשימות בהתאם להקשר - אנו לא רק מתמודדים עם הארעיות, אלא הופכים אותה ליתרון. עבודה בסביבה משתנה יכולה להיות גם יצירתית יותר, רעננה ומחוברת לחיים עצמם. בסופו של דבר, היכולת לשמור על מיקוד במרחבים מתחלפים היא מיומנות שמשרתת לא רק את עולם העבודה, אלא גם את תחושת היציבות והאיזון בחיים.

לפרטים על קורס לארגון זמן לחצו כאן